Något jag ofta funderar på är hur min kundresa har sett ut antingen medans jag är på väg att köpa något eller efter jag köpt något. En ganska intressant kundresa hade jag när jag köpte in vårt nya projektstyrningssystem till mitt bolag Megapixel Group. Jag tänkte berätta lite om hur den gick till och fylla på med mina tankar.

Problemet

Som alltid är kunden(jag i detta fall) ute efter att lösa ett visst problem. Och vårt problem på Megapixel var helt enkelt att i takt med att bolaget ökade sin produktivitet och mängden anställda var det extremt svårt för mig som projektledare att få en koll över dels arbetsbelastningen men även styrningen av projekten. Det saknades en centraliserad bas för all information som kunde vara uppdaterade i realtid.

Ett tag arbetade vi efter SCRUM-metodiken och i Trello. Det funkade faktiskt bra och var oerhört spännande att implementera på ett bolag som oss. Då vi är ett produktionsbolag och filmprocessen är rätt så avancerad och flytande slutade det med grov ångest hos alla anställda och huvudsysslan blev istället att uppdatera kort och poäng. Missnöjda och utarbetade anställda är inget vi vill ha. Det ska vara kul, enkelt och överskådligt att jobba.

Kravspecifikation

För att bena ut vad vi behöver i vår organisation satte jag mig ner och skrev en önskelista eller en kravspecifikation. Den innehöll bland annat detta:

  • GANT-schema
  • Möjlighet att "assigna tasks" till medarbetare
  • Att kunna sortera uppgifter i projekt
  • Tidsrapportering
  • Rapportering
  • Centraliserad information – att alla har tillgång till uppdaterad information i projektet.
  • Appar till Android och iOS
  • Att kunna skräddarsy arbetsflöden t.ex. "Planned", "In Progress", "External Review", "Completed"
  • Möjlighet för vår VD att kunna få en ögonblicksbild över arbetsbelastningen och olika anställdas produktivitet.
  • Försäljning ska kunna sköta allt sitt arbete i mjukvaran
  • Tydlig översikt över säljpipe

Jag började arbetet att intervjua mina medarbetare och anställda för att höra vad dom skulle vara intresserade av för funktioner och listan fylldes på ytterligare.

Jakten på det bästa projektledningssystemet

Det här är en process som aldrig tar slut, jag började leta efter ett sådant här system ända sedan jag startade mitt första bolag. Då denna artikel inte ska bli ännu en i raden av app eller programrecensioner så struntar jag i de konkurrenter jag hittade på vägen och fokuserar endast på hur min resa till att bli kund hos Wrike gick till.

Hur började jag då?

Det första jag gjorde var att både Googla och söka på YouTube med variationer av "best project management system". Jag vill minnas att jag skrev upp mig på ett 20-tal testkonton på diverse projekthanteringssystem. I det här skedet brydde jag mig inte om prismodell utan ville snabbt in och prova på systemet för att göra en snabb utvärdering.

Detta resulterade i ungefär 100 nya mail per dag i ett par veckor från dessa bolag. Ja, jag satte självklart upp en separat mailadress för det här specifika ärendet :)

First touch - Awareness

Tillslut hamnade jag på Wrikes landningsida, och signade upp mig för att prova. Då Wrike bygger väldigt mycket på att man strukturerar och bygger systemet själv gav jag upp rätt tidigt. Det var svårt och när man bara är inne och testar lite snabbt har man inte tålamod. Jag minns inte riktigt hur jag hamnade på Wrikes hemsida men förmodligen efter en natts googling på diverse långa sökord.

Jag gav alltså upp.

Second touch - Awareness

Det som hände när jag klev in på Wrikes hemsida var att dom planterade en cookie på mig. Och med hjälp av denna cookie kunde dom sedan skjuta riktad reklam på mig – så kallad re-targeting.

Jag märkte av denna re-targeting under ett par veckor men det var inte förrens dom skickade en extremt riktad reklamannons på facebook till mig. Den löd något i stil med "Brilliant creative teams run Wrike" som tog mig till den här landningsidan.

Länk till hela landningsidan

Landningsidan var som specialgjord för mig. Den svarade på alla mina funderingar och använde sedan case-filmer med riktigt tunga bolag för att bekräfta det dom lovar. Dom har ett antal till specialsydda landningsidor för olika branschner som t.ex. Marketing, Project Management teams, Product Development teams, Business Operations teams os.v. Jag antar att folk i min position i andra branscher blir lika övertygade när dom landar på deras respektive landningsida.

Jag har blivit intresserad igen. Det är nu det riktiga arbetet börjar att övertyga mig tillräckligt mycket för att jag skall ta det ganska stora steget att sätta mig att provköra Wrike parallelt med vårt befintliga system under ett antal veckor. Men jag är inte där än. Jag vill få ytterligare bekräftelse på att det här systemet är rätt för oss.

Third touch – Consideration

Nu börjar jag alltså jakten på mer information. Jag vill läsa recensioner, läsa på om "Best Practices", titta på Youtube och besöka Webinarer.

Wrikes team har fattat detta och har en väldigt uppdaterade och regelbunden YouTube-kanal med all möjlig information. Allt från OnBoarding, webinarer, generella produktivitetstips, Thought Leadership-filmer till casefilmer.

Jag tittade på precis allting, jag blev helt uppslukad av Wrike och speciellt deras Thought Leadership-filmer med bl.a. deras grundare. Här kan vi snacka om bra arbetet med företagskulturen, man vill vara en del av Wrike, att känna sig stolt över att man använder Wrike. Framförallt vill man vara trygg med att bolaget är stabilt, cutting edge och kommer existera en lång tid framöver.

Vidare har dom en högst välbesökt Help Portal där vanliga kunder och anställda på Wrike hjälps åt att lösa varandras problem. Det kan vara allt ifrån hur man ska strukturera upp sitt arbete i Wrike till att önska "Features" till nästa uppdatering.

Fourth touch – Purchase

Okej, jag är såld. Lite mer än såld faktiskt. Jag är sprallig i det här skedet. Det här har alltså tagit runt en månad att nå det här stadiet. Och nu stadiet är ingen återvändo jag måste övertyga mina partners och anställda att det är det här systemet vi ska köpa in.

Utmaningen för mig är att priset är relativt högt runt 30 000 kr per år för vårt bolag samt att vi några månader tidigare precis börjat använda SCRUM och Trello. Ingen är särskilt taggad på att byta system.

Införsäljningen hos mina kollegor

Jag började en massiv PR-kampanj för att köpa in det här systemet. Jag ville hålla en föreläsning för bolaget men då jag är betydligt bättre på att skapa film valde jag att göra det istället. Eftersom jag är så pass insatt i vårt bolags "pain points" valde jag att skapa en 40 minuters genomgång av programmet där jag byggt upp hur vi ska arbeta i Wrike.

Kan tyvärr inte visa videon här, men den funkade bra.

Köpet

Eftersom jag redan byggt upp vårt konto under provperioden av Wrike var köpet extremt enkelt. Det var bara att betala och så kunde vi börja koppla på våra personliga konton kopplade till Gmail.

Vi förde sedan diskussion med Wrike om att köpa deras OnBoarding-tjänst men efter att använt systemet live i 3 månader och ökat både produktiviteten och sinnesron rejält kände vi att vi inte behövde göra det. Vi utvecklar strukturerna internt hela tiden.

There you go. Så gick mitt bolags inköp av en programvara till. Rätt intressant tycker jag. Vad tycker du?

Om det inte märks så är jag frälst av både bolaget Wrike och programvaran så dom har konverterat mig till en aktiv oavlönad säljare. Jag pitchar Wrike till varenda människa jag möter.

Vill du ha hjälp med att använda video som ett strategiskt verktyg i ditt företag är du välkommen att höra av dig till mig!

Jag kommer gärna förbi och berättar mer. Jag älskar att prata video OCH resultat. Skicka ett mail till richard.frantzen@megapixelab.se så tar vi det därifrån.